Memimpin Rapat dan Melakukan Presentasi: basic

Memimpin Rapat dan Melakukan Presentasi

Kehadiran

sangat penting bagi pemimpin rapat untuk memperhatikan kehadiran anggotanya. Rasanya sudah biasa di Indonesia, jika rapat berlangsung terlambat dari jadwal sebelumnya. Dengan memulai rapat tepat waktu, anda menghargai anggota yang datang tepat waktu. dan dengan demikian, anda memulai untuk mendapatkan kepercayaannya bahwa anda adalah seseorang yang tegas. sebaliknya, jika Anda terus menerus menunjukkan toleransi terhadap anggota yang terlambat. maka di lain waktu, seluruh anggota anda akan datang terlambat semua, atau bahkan enggan untuk menghadiri rapat anda. jika demikian, bagaimana Anda dapat melaksanakan kegiatan jika anggota Anda enggan? 

Memimpin Rapat

Pernahkah anda mengikuti rapat tak berujung yang telah Anda hadiri. Pernahkah Anda mengikuti rapat dengan agenda dan alokasi waktu masing-masing, tetapi masih saja pembicaraan rapat berlangsung tumpang tindih. Sebelum anda menyadarinya, atau mulai menyadarinya, rapat telah selesai dengan hanya sedikit atau bahkan tidak ada hasil yang dicapai.

Meskipun tatap muka antara anggota itu penting, tapi tanpa hasil maksimal yang, rapat hanya pemborosan waktu, tenaga dan uang. Kerugian bertambah apabila anggota tidak melaksanakan tugasnya dan tanggung jawabnya secara efektif. Kerugian tersebut bisa menumpuk jika rapat yang tidak produktif menjadi kebiasaan. Bagi para pemimpin rapat, tolong hindari rapat yang tidak produktif (dengan menjadi lebih sensitif dan terbuka).

Kita harus menyadari, menyelenggarakan rapat bukan hal yang mudah. Menjaga rapat tetap pada jalurnya, itu jauh lebih sulit. Pertama, untuk menjaga rapat tetap pada jalurnya dan efektif, rumusan agenda rapat itu mutlak. Kedua, perhitungkan lama waktu yang dibutuhkan untuk diskusi masing-masing masalah (anda bisa melewati tahap ini, jika sudah merasa terbiasa. Semakin banyak latihan, semakin baik). Ketiga, tambahkan beberapa menit tambahan untuk diskusi yang tidak masuk dalam perkiraan.

Ketika rapat berlangsung, ataupun suatu pertemuan, dan atau seminar berlangsung. Penting untuk tidak menghidangkan makanan di tengah-tengah rapat. Pertama, karena setelah makan orang akan mengantuk. Kedua, mengedarkan makanan di tengah2 acara (meskipun itu penting) dapat mengganggu momentum rapat (diskusi) yang mungkin sedang terjadi. Ketiga, commotion yang terjadi di tengah2 rapat, itu sangat mengganggu peserta rapat dalam menyimak si pembicara. Jika ingin menghidangkan makanan, beri di muka, atau di akhir acara. Selain untuk menghindari suara berisik orang membuka kemasan, juga untuk mengurangi orang meninggalkan sampah di ruang rapat (pada beberapa orang, ini sangat mengganggu).

Tanggung jawab Anda-lah untuk menjadikan rapat tersebut pengalaman yang produktif bagi semua orang yang terlibat. Hal itu mungkin memaksa Anda bersikap lugas dengan komentar seperti ini, “Kita sudah melenceng dari topik, dan kita perlu kembali ke agenda agar dapat mencapai tujuan. Kita perlu beralih dari diskusi ini, tapi kita selalu bisa menambahkan pada agenda rapat mendatang.”

Mengatasi tukang interupsi selama presentasi:

Masalah paling umum saat melakukan presentasi adalah sederet pertanyaan dari pendengar. Cara terbaik mengatasinya adalah dengan menginformasikan kepada semua orang sebelumnya bahwa tanya-jawab akan dilakukan di akhir presentasi. Tindakan itu membauat Anda dapat memastikan pendengar mengikuti aliran informasi sekaligus mencegah Anda membuang-buang waktu bagi pertanyaan yang mungkin akan terjawab belakangan dalam materi yang telah dipersiapkan.

Jika seseorang mengajukan pertanyaan atau mengangkat tangan sebelum presentasi selesai, dengan sopan ingatkan demi kebaikan semua orang sebaiknya ia menunggu hingga Anda selesai berbicara. (Dari sini anda dapat mengenali apakah seseorang itu berniat untuk mengacaukan presentasi anda, mendapatkan perhatian Anda, atau sedang menguji Anda. Pada beberapa orang tertentu—anda pasti sudah bisa menyadarinya, mereka melakukan hal tersebut untuk mengetes sensitivitas dan emosi Anda. Jika ini terjadi, hal itu akan menjadi sangat menarik).

Tentu saja, bahkan seandainya Anda melakukan tanya jawab di akhir prsentasi, seseorang bisa saja terus menerus mengajukan pertanyaan yang tidak relevan. Jika hal itu terjadi, dengan sopan mintalah si penyanya menjelaskan bagaimana pertanyaannya berkaitan dengan topik. Jika pertanyaan itu tetap tidak relevan, jawab dengan satu kalimat. Jika si penanya tidak mau berhenti mengajukan pertanyaan yang tidak berhubungan dengan topik, tawarkan untuk melakukan pertemuan singkat dengan orang itu setelah presentasi dan melanjutkannya demi kebaikan semua orang yang hadir. Jika Anda membiarkan seseorang mengendalikan Anda dengan cara itu, Anda tidak hanya merugikan pendegar yang lain, tapi juga terlihat lemah.

Kadang, dua orang di antara pendengar berkeras melakukan pembicaraan di sepanjang presentasi Anda. Cara terbaik menghadapi gangguan semacam itu adalah dengan melanjutkan presentasi sambil berjalan ke area tempat mereka duduk dan melihat ke arah mereeka saat Anda berbicara. Anda tidak perlu menatap mereka, tapi pada akhirnya seluruh pendengar akan melihat ke arah mereka dan pembicaraan itupun akan berhenti. Anda dapat melakukannya secara halus tapi jelas.

Dikutip dari

Debra Fine (2008), Seni Memenangkan Hati Klien, Melakukan Pembicaraan Serius, dan Melakukan Presentasi, Gramedia Pustaka utama, Jakarta, h. 34-45

Dengan beberapa penyesuaian yang diperlukan